3 Tips för att lyckas med planeringen av företagets semesterlista

Semesterperioden för 2019 är snart här, vilket kan innebära mycket jobb för Human Resources och ledningen när det kommer till att planera företagets semesterlista. Ju fler anställda företaget har desto mer tidskrävande kommer denna uppgiften att vara, och att försöka pussla ihop alla ledighetsansökningar och samtidigt göra alla nöjda är som att spela Tetris.

På grund av detta måste företaget noggrant tänka igenom sin strategi för frånvarohantering innan HR blir överväldigade av semesteransökningar som kolliderar.
Vi har listat våra bästa tips för att hjälpa dig hantera medarbetarnas ledigheter på ett effektivt och rättvist sätt för alla.

 

3 tips för effektiv semesterplanering


1. Ha koll på vad som gäller enligt lagen och anställningskontraktet

Detta kanske låter uppenbart men det tåls att repeteras, framförallt är det viktigt att hålla koll på regler om ledigheter ifall företaget har kontor i olika länder där andra arbetsrättslagar gäller. Det finns även kollektivavtal som måste hållas i åtanke. Kan en anställd skippa en semesterdag och istället få en extra dag betald? Vad är den kortaste period för ledighet som tillåts?

HR direktören måste hålla koll på nyheter och lagar för att undvika problem, och den anställda måste i sin tur veta vad som gäller enligt deras kontrakt, kollektivavtal och lag för att undvika missförstånd.
I Sverige har alla arbetstagare som jobbar heltid rätt till 25 dagars semester per semesterår (1 April – 31 Mars) och en del företag tillåter medarbetare att föra över oanvända semesterdagar till det följande året.


2. Prioritering av semesteransökningar

På en del företag finns det processer där en vissa medarbetares ledighetsansökningar blir bestämda och godkända före andras. I andra fall har företaget en förutbestämd prioritetsordning som bestämmer vem som får ledigt av två ansökningar som krockar.
Vanligtvis gäller prioritet för:

Medarbetare med barn. För att hjälpa medarbetare med balansen mellan arbetsliv och familjeliv så prioriterar många företag medarbetare med barn när det kommer till ledighetsansökningar, så att de kan ha ledigt när deras barn är på lov.

Senioritet. Personer som jobbat längst på företaget är de som får välja semesterdagar först. Detta kan ses som att företaget värdesätter lojalitet.

Roterings system. Ett av de mer rättvisa sätten för att bestämma semesterdagar så att alla blir nöjda är att använda ett roterande system där alla någon gång har första prioritet.

Medarbetare måste själva ha koll på vad för sorts frånvarohantering som gäller på företaget så att de kan anpassa sig och planera för sin semester med detta i åtanke.

 

3. Ett system för att hantera semesterlista och frånvaro

När vi vet vad lagen säger och hur prioriteringar görs på företaget så måste vi också ha ett sätt för att hålla koll på all frånvaro och alla ansökningar.

Många företag och human resources representanter använder sig fortfarande av komplicerade Excel ark. Det kan låta som en bra lösning men i det långa loppet kan det visa sig vara förvirrande och väldigt tidskrävande. En Excel kalender måste konstant anpassas och hållas uppdaterad, det kräver mycket tid och bör endast hanteras av en person för att undvika misstag.

 

Det bästa sättet för att hantera dina anställdas ledigheter och semesterlistan är med hjälp av ett HR system som kommer att hjälpa dig att automatisera alla dessa uppgifter och processer. Med Factorial, ett molnbaserat system för Human Resources, kan medarbetare logga in på sitt konto och ansöka om ledighet direkt från plattformen. Här kan de även se hur många semesterdagar de har kvar att ta ut, antalet uppdateras automatiskt när en ledighetsansökan godkänns. Handledaren eller managern som är ansvarig för att godkänna ledighetsansökningar kommer att bli meddelad om att en ny ansökan har lagts till och de kan acceptera eller neka alla ansökningar direkt i Factorial. Alla godkända ledigheter sparas i team kalendern och uppdateras automatiskt om det sker några ändringar, alla medarbetare kan se team kalendern och alltid veta när deras kollegor kommer att vara borta från kontoret.

Factorials kalender kan även anpassas efter land och kontor, om det inom företaget finns olika bestämmelser för ledigheter eller helgdagar, och det är också möjligt att skapa personliga helgdagar som kontoret tar del av.

 

Vill du börja använda Factorial för att kunna hantera företagets semesterlista på det smidigaste och mest effektiva sättet? Registrera dig nu!

This post is also available in: English Español Nederlands Italiano Deutsch Português

Leave a Comment