Molnbaserad dokumenthantering utan gränser!

Dokumenthantering inom ett företag är inte alltid enkelt, vare sig det görs traditionellt med papper och pärmar eller modernt med filer i en dator. Oavsett vilket sorterings-system ni använder måste alla dokument  alltid hanteras på ett säkert sätt och med kontrollerad visibilitet för att följa GDPR lagen.
Om du inte använder dig av en skyddad och molnbaserad dokumenthanterare är det dags att börja nu!

Många företag förlitar sig redan på en mjukvara eller program för att hantera sina dokument, men många gånger visar det sig vara en dyr och ganska osmidig lösning. Dessa program är ofta endast anpassade för att lagra dokument, men inte för att dela dem med företaget. Det blir ofta en bortprioriterad funktion, då de inte fungerar med övriga system som företaget använder sig av.
Den bästa lösningen är ett system som integrerar dokumenthantering med alla andra HR processer som krävs inom ett företag – som det kostnadsfria systemet Factorial HR.

 

Grundläggande krav för ett system för dokumenthantering:

  • Det måste vara synkroniserat med företagets tidrapporteringssystem, semesterlista och frånvaro kalender, för att kunna lagra ledighetsansökningar, sjukintyg och andra dokument relaterade till frånvaro.
  • Det måste kunna garantera att vissa dokument, till exempel lönespecifikationer och kontrakt, endast är synliga för personen de tillhör.
  • Det måste ha en portal varifrån alla medarbetare har tillgång till sina personliga dokument när som helst, samt dokument från företaget som delats med dem.
  • Det måste alltid vara tillgängligt från alla enheter med tillgång till internet och en webbläsare, utan att behöva ladda ner program eller plugins.
  • Det måste stödja alla typer av filer.
  • Det måste agera som ett verktyg för att dela dokument och meddelanden med hela företaget, eller specifika individer.
  • Det måste möta lagar och regleringar om datasäkerhet, som GDPR.

 

Smart dokumenthantering

På Factorial jobbar vi hårt för att förenkla den dagliga verksamheten på human resources avdelningar, så att de kan fokusera mer på medarbetarna och företagskulturen, vilket i slutändan kommer leda till en bättre service för era kunder.

Efter att ha talat med många företag som redan använder sig av Factorial för att bättre förstå vad deras största hinder och problem inom deras jobb är, så har vi skapat en smart dokumenthanterings funktion för att hjälpa dem spara tid på administrativa uppgifter.

 

Dokumenthantering på alla enheter;

Med dokumenthantering i Factorial kan du lagra alla dokument du behöver för företaget och medarbetarna i en 100% säker plattform med obegränsat utrymme. Tillgänglig dygnet runt, alla dagar, från alla enheter utan installation. Logga bara in på Factorial och du har tillgång till alla tjänster som systemet erbjuder.

 

Personliga mappar;

I systemet finns en mapp för varje medarbetare i vilken du kan lagra all deras personliga information och dokument, för att undvika administrativa misstag och garantera att allas personliga dokument är privata och endast tillgängliga för den de tillhör. Dessutom så lagras läkarintyg automatiskt här om en anställd laddar upp det som bevis för sjukfrånvaro eller VAB.

 

Skicka ut och lagra lönespecifikationer för varje medarbetare;

Dokumenthanteringssystemet i Factorial kan läsa av ett enda dokument som innehåller alla lönespecifikationer för att sedan dela upp det bland alla medarbetare och tilldela rätt dokument till rätt person, helt automatiskt. Du kan dubbelkolla denna process och godkänna att allt är korrekt innan de skickas ut. Factorial skickar en notifikation till medarbetaren när ett nytt dokument läggs till i deras mapp så att de kan logga in, läsa och spara dokumentet.

 

Synliga eller privata dokument;

Bästa och säkraste sättet att dela dokument med dina medarbetare. Ladda upp en fil och välj om det ska vara synligt för alla eller endast utvalda personer. Du kan ändra synligheten när som helst och hur många gånger som helst.

 

För ett smidigt, säkert och kostnadsfritt sätt att hantera dina dokument på, och spara timmar varje vecka, registrera dig hos Factorial!

This post is also available in: English Español Nederlands Italiano Deutsch English uk Français Português

Leave a Comment