Vikten av Human Resources Management

Innan vi börjar utforska grunderna av Human Resources management, som vi härefter kallar för HRM, så måste vi definiera det.

HRM handlar om system och processer skapade för att hantera människor inom en organisation. För att bäst kunna förstå HRM så börjar vi med att sammanfatta historien bakom HRM, de roller som HRM spelar i olika organisationer, samt att gå över när man bör börja använda sig av HR processer.

 

När började arbetet med HRM?

Ett av de största problemen för HR idag är att de inte vet varifrån deras processer faktiskt kommer och hur yrket har utvecklats till vad det är idag. Det som vi idag kallar för HRM har förändrats mycket sen uttrycket först kom till i början av 1900-talet. Personalavdelningar, som uppkom som en definierad bransch runt 1920-talet på många ställen i världen, handlade mest om tekniska funktioner. Det som började som en administrativ verksamhet på större företag som hade hand om lönelistor och pappersarbete angående medarbetare, började senare förändras drastiskt runt 1960 då arbetsvillkor och jämställdhet började uppmärksammas allt mer. Många arbetare strejkade mot dåliga arbetsvillkor och detta bidrog till att fackföreningen började arbeta mer med frågor relaterade till arbetsmiljö. År 1971 infördes en 5-dagars arbetsvecka och snart därefter fastställdes även Lagen om Anställningsskydd (1974) och Medbestämmandelagen (1977).
På 1980-talet skedde en stor förändring i och med en mass-strejk och lockout som resulterade i att nästan 700 000 personer inte arbetade på två veckor. Stora delar av Sveriges näringsliv påverkades och konflikten löstes tillslut i och med att SAF skrev på ett avtal med LO om lönekrav. De första åren av 1990-talet så var HR-avdelningar tvungna att bli mer medvetna om kostnader, planering och implementering av olika HR strategier för både organisationer och medarbetare. På grund av finanskrisen som präglade Sverige under denna tid gick många företag i konkurs och många blev arbetslösa. Efter att Sverige gått med i EU 1995 började även arbetsmarknaden påverkas mer och mer av EUs bestämmelser, även om regleringar om arbetsrätt och kollektivavtal stod fast.

Vi har inte ens börjat prata om hur mycket HRM har påverkats sen 2000-talet, i och med den massiva digitalisering och globalisering som vi genomgått efter internet.
Nuförtiden används samma termer, processer och strategier inom HRM över hela världen och fokus på den anställde har aldrig varit större eller viktigare än nu. Trots att Human Resource Management har funnits så länge så har det alltid kunnat förbättras till förmån för medarbetaren och, i längden, för företaget.

Rollen för personer anställda inom Human Resource Management har alltså förändras drastiskt över åren, och kommer troligtvis att fortsätta utvecklas. Om en organisation vill ha en ordentlig HR avdelning, och det borde ni, så finns det tre olika roller som gruppen kan spela inom organisationen. Hur man prioriterar dessa roller har även ändrats mycket under åren.

Strategisk

Den strategiska rollen länkar samman HR personal med det praktiska arbetet och människorna inom organisationen.

Verkställande

Den verkställande rollen för HR syftar på aktiviteter, kurser och andra event och händelser som skapas för att främja medarbetare.

Administrativ

Den administrativa rollen tar hand om alla administrativa uppgifter, såsom pappersarbete, kontrakt, lönebesked samt ser till att allt hålls uppdaterat och giltigt.

Dessa funktioner sammanfattar HRM arbetsuppgifter. För varje del är HR personalen ansvariga över att prioritera och arbeta så att organisationen kan fortsätta utvecklas.

Men när är det dags att börja använda HR arbete på företaget?

 

Hur många medarbetare går på en HR representant?

I vårt första avsnitt av HR Masters podden så pratade vi med Alexa Tannen som är People & Culture manager på Comtravo. Vi diskuterade en del om när det är rätt tillfälle att börja använda sig av HR processer på ett företag. Slutsatsen? Hellre förr än senare! Den välkända generella regeln ‘1 HR representant på varje 100 medarbetare’ existerar fortfarande och är inte helt ute och cyklar. Dock så verkar den fungera bättre på större företag med mycket personal och tillräckliga resurser. För att förstå hur många HR representanter som faktiskt behövs inom en organisation så kan vi använda oss av en enkel ekvation.

Först kan vi börja med att räkna ut den nuvarande proportionen HR-per-Medarbetare. Detta räknas ut genom att dela antalet heltidsanställda på HR avdelningen med det totala antalet heltidsanställda på arbetsplatsen, och sedan multiplicera summan med 100.

 

HR-per-medarbetare = (Antal HR representanter / Totalt antal medarbetare) X 100

 

Exempel A – Småföretag:

Företag A har 1 HR representant, 55 heltidsanställda och 15 halvtidsanställda som arbetar 16 timmar i veckan vardera. Dessa 15 halvtidsanställdas arbetade timmar motsvarar 240 timmar i veckan, vilket i sin tur motsvarar 6 heltidsanställda .
För att ekvationen ska vara korrekt måste du alltså lägga till 6 medarbetare till det totala antalet, dessa 6 representerar de 15 halvtidsanställda.

Formulan blir alltså följande: (1/61) X 100
HR-per-medarbetare blir: 1.64

 

Exempel B – Större företag:

Företag B har 5 heltidsanställda HR representanter och 1000 heltidsanställda totalt.
HR-per-medarbetare: (5/1000) x 100 = 0.5

Om du har deltids-anställda måste de alltså göras om till heltids-positioner som i exempel A. Med hjälp av denna formel kan företag enkelt få en överblick om de behöver anställa fler HR representanter efter en snabb tillväxt. Det hjälper företag att ta viktiga beslut om sitt företag och personal.

 

Å andra sidan så finns det många variationer av denna metod, men de skiljer sig inte mycket åt. Till exempel, ‘The Society for Human Resource Management’s 2017 Human Capital Benchmarking Study’ visar att på företag med upp till 250 medarbetare är efterfrågan av HR mycket högre. I studien ‘Workforce Analytics’ råder de att ha 3.4 HR representanter per 100 medarbetare. Det ideala numret för HR anställda finns såklart inte, då alla företag har olika behov och ser olika ut. Men medans 2 HR representanter per 100 medarbetare kanske är normen för de flesta organisationer, så kan det vara otillräckligt om organisationen genomgår en tillväxtfas och anställer ny personal, skapar nya arbetsroller eller håller på att införa ett nytt personalsystem.

Mindre företag har vanligtvis en högre procentandel av HR personal per medarbetare. För större företag hjälper olika system och digitaliseringar dem i sina uppgifter för att automatisera HR processer utan att behöva anställa mer personal. För dessa är det mer intressant att jämföra antalet HR representanter på ett annat företag med ungefär lika många medarbetare än att använda sig av en formel, för att få reda på om de har för många eller för få HR representanter.

 

HR Pills Podcast: The importance of HR Management

Är HRM verkligen så viktigt?

Du har inte en aning. HRM spelar en strategisk roll i hanteringen av mänskliga resurser inom en organisation, men även för arbetsmiljön och kulturen. Det kan ha en påverkan på hela företaget och även för att nå målsättningar.

Nuförtiden måste framgångsrika företag vara snabba att anpassa sig, kundcentrerade och humana. Med en sån miljö är effektiviteten av HRM avgörande för företagets framgång. När du etablerar system för karriärutveckling och tillväxt så HR ansvariga för att hålla medarbetare motiverade, glada och engagerade i att medverka i företagets framgång.

 

För att spara tid på ert HR arbete, skapa ett konto på Factorial HR och automatisera processerna!

This post is also available in: English US English UK

Leave a Comment