Flödet av kommunikation – Upp, ner och sidleds

Jag tror inte att det är möjligt att intervjua en missnöjd, omotiverad eller på något sett upprörd medarbetare inom en organisation, utan att få höra följande påstående; vi har dålig kommunikation här.

Om du någonsin har upplevt hur det är att lida sig igenom dålig kommunikation från en ledare så vet du att detta kan leda till många problem, såsom misstag, besvikelser och även dyra affärs missöden. Detta gör många processer onödigt komplicerade på alla nivåer och tyvärr inser inte tillräckligt många ledare när de kommer i vägen för sig själva.

Så vad kan vi göra om vi inte är i en position där vi kan säga rakt ut ‘hallå allihopa, vår kommunikation är kass’. Jo, vi kan sätta ett exempel som leder till förändring omkring oss.

Så snart företaget har fler än fem medarbetare bör du börja tänka på det bästa sättet för att kunna kommunicera med dina medarbetare åt alla håll. Om ni alla sitter tillsammans på ett öppet kontor kanske det inte känns nödvändigt, men kommunikation kan gå fel överraskande ofta, även när alla jobbar i samma rum.
Förresten, termen ‘upp, ner och sidleds’ handlar inte om en stel hierarkisk kommunikation, utan om olika riktningar i kommunikationsflödet.

 

Index

 

Kommunikation upp: Från medarbetare till dig

Även om du är väldigt tillmötesgående och öppen för vardagliga samtal så kan medarbetare ibland behöva prata med dig om konfidentiell information eller privata problem som de inte vill att alla hör. Gör en rutin av att möta dina medarbetare en och en, även om det bara är för 10 minuter i veckan. Om det inte är praktiskt att regelbundet ha individuella möten, ge dem ett medel för kommunikation som de kan använda sig av, till exempel:

  • En bestämd timme varje vecka då du är tillgänglig för drop-in samtal och möten
  • Tillgång till en dator på jobbet så medarbetare kan skicka dig ett mail
  • En ‘öppen dörr’ policy där alla medarbetare kan komma och prata med dig när som helst
  • Numret till din jobbtelefon
  • En klassisk förslagslåda där medarbetare kan lägga anonyma kommentarer, frågor eller förslag
  • En undersökning eller formulär för feedback online

Att lyssna är en väldigt viktig del i bra kommunikation, så om du ger medarbetarna en kanal för att kommunicera med dig måste du se till att du lyssnar på vad de har att säga.


Kommunikation ner: Från dig till medarbetare

Det borde finnas två sorters flöde av kommunikation från dig till medarbetare:

  • Information som gäller hela arbetslaget
  • Information som är specifik för individuella medarbetare


När du överväger den bästa metoden för att använda dessa kommunikationer borde du ha följande i åtanke:

  • Lagliga krav på dig som arbetsgivare
  • Om du behöver ha en skriftlig logg över kommunikationen
  • Konfidentialitet av informationen, framförallt problem angående dataskydd
  • Ditt externa rykte
  • Kollektivavtal som företaget har


Kommunikation sidleds: Tvärs över hela teamet

Även ett litet team behöver vara uppmärksamma på sin kommunikation, se till att alla har informationen som behövs för att ta beslut, lösa problem och leverera resultat. Rollen som arbetsledare för att kommunicera sidleds innebär att:

  • Arrangera regelbundna möten med teamet och se till att alla delar information
  • Uppmuntra medarbetare att prata med varandra mellan möten
  • Se till att alla i teamet har tillgång till informationen de behöver från arbetsledaren
  • Ge riktlinjer att följa när problem bör eskaleras

 

Det spelar ingen roll om du sitter i ett enskilt kontorsbås eller på ett öppet kontor, du kan vara förändringen som du vill se och influera personer över, under och bredvid dig. När det görs på rätt sätt kan kommunikation hjälpa alla att behålla samma riktning och ett gemensamt syfte, etablera tydliga förväntningar och engagera medarbetare.

Det tillåter dig att hålla bättre koll på framsteg, förstärker positiv prestanda för att justera och förbättra otillfredsställande resultat. Att bli bra på att definiera ett vinnande beteende och konstant rätta alla efter det, genom bra kommunikation, är det som separerar vinnare från alla andra som leker tafatt i dagens arbetsliv.

 

This post is also available in: Español Nederlands Italiano Deutsch

Leave a Comment